Entender como organizar as contas da empresa é essencial para o sucesso e crescimento saudável do negócio. Muitos gestores e empreendedores apresentam dificuldades nessa tarefa importante, e é por isso que preparamos um conteúdo completo com dicas efetivas para o dia a dia da sua empresa. Acompanhe a leitura.
O que é fluxo de caixa?
Para aprender a organizar bem as contas da empresa, é preciso estar familiarizado com o conceito de fluxo de caixa. A finalidade dessa ferramenta é apurar e projetar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação ou eventuais gastos.
Para isso, é preciso registrar todos os recebimentos (vendas à vista, a prazo, recebimento de duplicatas, etc), e todos os pagamentos previstos (compras à vista, a prazo, pagamento de duplicatas, pagamentos de despesas, etc), até o último pagamento e recebimento conhecido.
Elaborar um fluxo de caixa é imprescindível para que o gestor da empresa tenha uma visão de presente e futuro, facilitando o planejamento empresarial. Trata-se de uma excelente ferramenta para avaliar a disponibilidade de caixa e liquidez de sua empresa.
Assim, é possível antecipar algumas decisões importantes, como a redução de despesas sem o comprometimento do lucro, o planejamento de investimentos e solicitações de empréstimos, e a organização de promoções para desencalhe de estoque. Garantindo, dessa forma, uma gestão saudável.
7 Dicas de como organizar as contas da empresa
Confira as nossas 7 dicas de como organizar as contas da empresa.
1. Separe as despesas fixas das variáveis
Um passo essencial para organizar as contas a pagar é a separação das despesas fixas e variáveis. Os gastos fixos, ou seja, aqueles que se repetem todo mês, são os que mantêm a operação ativa. Como aluguel, luz, fornecedores, águas e serviços profissionais.
As despesas variáveis, por sua vez, são gastos eventuais durante o mês, mas que podem pesar no orçamento caso não sejam bem controlados. Dessa forma, separá-los facilita a visualização geral do volume de gastos, e ajuda a analisar cada um, para eventualmente, cortar gastos desnecessários.
2. Utilize ferramentas de gestão de cobrança
Após organizar bem o fluxo de caixa da sua empresa em uma planilha, será possível ter uma visualização mais ampla sobre as contas a receber, o que facilitará também a gestão de cobrança.
Existem ferramentas que podem te ajudar neste processo, criando uma cobrança automatizada para melhorar a organização e otimizar o tempo da equipe financeira. A Mheads oferece todas as ferramentas que são fundamentais para o sucesso de seu negócio.
3. Separe a sua conta pessoal da conta empresarial
Um erro comumente cometido em pequenos e médios negócios é a mistura da conta pessoal com a conta empresarial, o que pode ser um erro fatal para a gestão empresarial. Essa confusão de contas costuma ser responsável por problemas como: a incoerência de informações, falta de capital no final do mês e o acúmulo de dívidas.
Logo, é preciso se atentar bastante a esse erro. Um fluxo de caixa saudável exige a separação das contas empresariais e pessoais.
4. Organize as contas por data de vencimento
Uma boa prática para organizar as contas da empresa e evitar atrasos em suas obrigações, é organizar as contas a pagar pela data de vencimento. Assim, a equipe financeira executa ou programa os pagamentos no dia certo, evitando juros e multas por atraso.
Essa prática protege o equilíbrio do orçamento mensal, evitando a inadimplência, e também protege a confiança dos fornecedores em sua empresa, facilitando futuras negociações.
5. Forme parcerias com fornecedores
As negociações com os fornecedores possuem um papel fundamental na prática de organizar as contas da empresa.
A formação de parcerias pode trazer diversos benefícios, como descontos em compras de alto volume ou com pagamentos à vista. Além disso, ao manter um bom relacionamento com os fornecedores, há uma segurança maior no cumprimento de prazos de produção e entrega.
6. Tenha uma gestão de estoque eficiente
Uma boa gestão de estoque começa com um planejamento eficiente e o entendimento claro das necessidades da empresa e da demanda dos clientes. Logo, fundamental conhecer o perfil de consumo, o ciclo de vendas, e as sazonalidades, para que você consiga prever a quantidade de estoque ideal a ser mantida.
A organização do espaço físico também conta: um layout bem planejado permite fácil acesso e controle dos produtos, agilizando o processo de reposição e minimizando perdas ou esquecimentos de itens.
7. Tenha um sistema de gestão
A implantação de um bom sistema de gestão para organizar as contas da empresa facilita todas as dicas anteriores. Principalmente com um sistema de gestão integrado, como a Mheads Sistemas.
Ao adquirir um bom sistema de gestão, é possível ter acesso a ferramentas fundamentais para o sucesso de seu negócio, como a gestão eficiente de clientes, cobrança automatizada, monitoramento de vendas, controle de produtos e estoque, integração com um sistema de armazenamento em nuvem, e por aí vai.
Portanto, trata-se de uma parceria que auxiliará na produtividade da equipe da empresa, já que evita retrabalhos e a ocorrência de erros ou duplicidade de dados, pois há a confiabilidade de informações.
Conclusão
Para garantir o sucesso financeiro e operacional, organizar as contas da empresa não é apenas uma tarefa administrativa: é uma estratégia de gestão que contribui para a sustentabilidade do negócio.
Ao implementar as práticas descritas neste conteúdo, como o uso de um fluxo de caixa rigoroso, a separação de despesas, e o apoio de um sistema de gestão eficiente, é possível ter maior controle sobre os recursos e um planejamento mais assertivo.
O resultado é uma empresa mais preparada para enfrentar desafios financeiros e crescer de maneira sustentável, assegurando que cada decisão esteja alinhada com a saúde e o desenvolvimento contínuo do negócio.
